Upphandlingskompassen följer arbetet från det första behovet till tilldelningsbeslut och förvaltat avtal. Varje krav går att härleda, varje poäng har en motivering och anbuden är förseglade tills de ska öppnas. Programmet installeras på er egen dator, så ingenting lämnar organisationen.
Den som har lett en upphandling i en kommun eller region vet att juridiken bara är en del. Det svåra är att hålla ihop allt annat samtidigt, under lång tid och med många inblandade.
Verksamheten vet vad som behövs i vardagen. Upphandlaren vet hur ett krav ska formuleras för att hålla. På vägen mellan dem försvinner ofta det som var viktigast, och kvar blir en kravlista som ingen riktigt känner igen.
Varje krav, varje viktning och varje poäng ska gå att motivera om en leverantör begär överprövning. Principerna om likabehandling, öppenhet och proportionalitet gäller hela vägen, inte bara i annonsen.
Uppgifter i anbud omfattas av absolut sekretess tills alla anbud har offentliggjorts eller tilldelningsbeslut fattats (OSL 19 kap. 3 §). Samtidigt ska flera personer kunna bedöma dem när den tiden kommer.
Kravlistor i kalkylblad, riskanalyser i dokument, workshopanteckningar i mejl. När den som kan processen byter tjänst följer mycket av erfarenheten med ut genom dörren.
Anbudstider, avtalsspärr och beslutsgångar i nämnder ska gå ihop med verksamhetens önskade startdatum. Ett förbisett steg kan kosta månader.
Språkmodeller är bra på att granska krav och föreslå kriterier. Få organisationer vill eller får skicka anbud, affärshemligheter och personuppgifter till en molntjänst för att få den hjälpen.
Det är sällan kompetensen som saknas. Det som gör upphandlingar sköra är att kunskapen och underlaget inte hänger ihop.
Upphandlingskompassen är byggd kring de fyra faserna i en upphandling. Det som skapas i en fas följer med till nästa, så att beslutet i slutet vilar på det som sades i början. Bilderna nedan kommer från programmet, med påhittad exempeldata.
Upphandlingen går igenom start och styrning, förberedelse, genomförande samt kontrakt och förvaltning. Innan nästa fas visar programmet vad som återstår, med länk direkt till rätt ställe.
Behoven beskrivs på verksamhetens språk. Kraven kopplas till de behov och risker de svarar mot, och kriterierna till de krav de utvärderar. Vid en överprövning går det att visa hela kedjan på några sekunder.
Riskerna placeras efter sannolikhet och konsekvens, intressenterna efter inflytande och intresse. Vyerna ritas direkt ur registren, så det finns ingen kopia som hinner bli inaktuell.
Poäng sätts per kriterium med skriftlig motivering, vikterna räknas samman och rangordningen syns direkt. Tilldelningsbeslutet kan bara fattas när vikterna summerar till hundra och vinnaren är bedömd på alla kriterier.
Anbudets innehåll krypteras med en nyckel som bara administratörslösenordet kan låsa upp. Varje försegling och öppning skrivs i en logg som inte går att ändra i efterhand, så det går att visa när anbuden öppnades och av vem.
Ingen upphandling behöver börja med ett tomt papper. Biblioteket innehåller kravblock för bland annat NIS2, GDPR, AI-förordningen, molntjänster och exit, samt riskmallar, workshopupplägg, avtalsklausuler och checklistor per fas. Mallar importeras till upphandlingen med ett klick.
Assistenten körs på den egna datorn via Ollama. Den känner till upphandlingens behov, krav och risker och kan granska kravtäckning mot NIS2 och GDPR, föreslå utvärderingskriterier eller sammanfatta läget inför ett styrgruppsmöte. Frågor och svar skickas ingenstans.
Hjälpcentret går igenom LOU-processen fas för fas, med roller, ordlista och vanliga fallgropar. Utbildningsdelen har kurser om upphandling, kravhantering, förmågebedömning och förvaltning, med scenarier och frågor som visar om kunskapen har fastnat.
Upphandlingskompassen är byggd för verksamheter som omfattas av offentlighets- och sekretesslagen, GDPR och NIS2. Därför finns det ingen molntjänst att lita på. Allt körs där ni redan har kontroll.
Databasen och bilagorna ligger på datorn där programmet är installerat. Ingen inloggning mot Critero, ingen användningsstatistik, inga automatiska anrop hem.
Språkmodellen körs på samma dator. Anbud, krav och personuppgifter används som underlag för svaren utan att skickas vidare.
Förseglade anbud och säkerhetskopior krypteras med administratörslösenordet. En säkerhetskopia kan förvaras på nätverksdisk eller USB utan att sekretessen bryts.
Programmet är signerat med Criteros utvecklarcertifikat och notariserat hos Apple, så datorn kan kontrollera att det kommer från oss och inte har ändrats.
När en ny version installeras uppgraderas databasen automatiskt, med en kopia tagen först. Appen tar dessutom en kopia vid varje start och fjorton finns kvar.
Leveransen innehåller säkerhetsbeskrivning, mall för konsekvensbedömning (DPIA), rutin för säkerhetskopiering och installationskrav. Licensen kontrolleras offline.
Kommuner, regioner och statliga myndigheter som vill genomföra upphandlingar med ordning och spårbarhet, utan att släppa kontrollen över sin information.
Ett arbetsflöde genom hela LOU-processen, med grindar, mallar, tidsplan och protokoll som följer med från start till tilldelning.
Stöd för att beskriva behov på det egna språket och se hur de blir krav, med tydlig roll i varje fas.
Kravblock för NIS2, GDPR och exit, lokal drift, krypterade anbud och underlag för er egen säkerhetsgranskning.
Överblick över fas, risker och vad som återstår, och beslut som vilar på dokumenterat underlag.
Det här är inte ett annonseringssystem. Annonsering och elektronisk anbudsinlämning sker som i dag, i det system ni redan använder. Upphandlingskompassen är arbetsytan före, under och efter. En installation har i dag en användare, och flera användare står på planen för nästa större version.
Jag arbetar i skärningspunkten mellan människa, teknik och styrning, där strategiska beslut möter vardagens behov och verklig förändring sker.
Upphandlingskompassen är utvecklad av Pär Levander, rådgivare i digital utveckling. Han har arbetat i över tjugo år i offentlig sektor, många av dem i ledande roller som CDO, utvecklingschef och strateg, och vet hur komplext det är att leda digital förändring i en kommun eller region. Programmet är byggt på den erfarenheten: de upphandlingar som blev bra, och de som lärde oss mest.
Pär grundade Critero Consulting AB för att hjälpa kommuner, regioner och idéburna organisationer att lyckas, inte bara med teknik och projekt, utan med förändring som håller över tid.
Critero Consulting AB · criteroconsulting.se
Vi går igenom Upphandlingskompassen i ett digitalt möte på en timme, utgår från en upphandling ni har framför er och svarar på frågor om drift, säkerhet och licens.
Boka en genomgång